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活動(dòng)策劃公司的執(zhí)行狀況應(yīng)對(duì)
商家跟活動(dòng)策劃公司簽訂合同之后，活動(dòng)策劃公司就要開始準(zhǔn)備活動(dòng)策劃方案的創(chuàng)作及執(zhí)行活動(dòng)的相關(guān)事宜了。
一個(gè)活動(dòng)，在選好了地點(diǎn)以后，有宴會(huì)的確定宴會(huì)菜單，活動(dòng)會(huì)場(chǎng)布置的方面，照明、音響、物料等各種物料要跟活動(dòng)場(chǎng)地的提供方溝通好活動(dòng)的時(shí)間、進(jìn)場(chǎng)時(shí)間、流程及各項(xiàng)工作的時(shí)間，確保沒任何的問題與活動(dòng)有沖突之后，再最終敲定。
活動(dòng)地點(diǎn)的布置要重點(diǎn)考慮搬運(yùn)安裝和拆卸設(shè)備的時(shí)間。必須了解各個(gè)環(huán)節(jié)的并確保所有安排都井井有條，因?yàn)楦鱾€(gè)方面都環(huán)環(huán)相扣，牽一發(fā)而動(dòng)全身。如果布置工作和娛樂設(shè)備的安裝需要比較大的空間，那么場(chǎng)地提供方要先空好一個(gè)位置出來，計(jì)劃周詳才可以避免無用功。如果預(yù)先不進(jìn)行周詳?shù)目紤]和計(jì)劃。那么推動(dòng)的不僅僅是時(shí)間、精力和金錢,有時(shí)甚至令人失去耐心。
如果在召開會(huì)議期間要舉辦一個(gè)主題活動(dòng)，可以從客人離開會(huì)議室進(jìn)入酒店房間時(shí)就開始烘托活動(dòng)氛圍。如果是一日輪滑課程，可以為每個(gè)房間送去一只兒童輪滑鞋，鞋里裝著趣味糖果的一張請(qǐng)柬；如果是水族館豪華晚宴，可以在房間里甚至是充水的浴缸里擺放充氣海豚，讓海豚拿著請(qǐng)柬；如果春節(jié)的晚會(huì)活動(dòng)，可以設(shè)計(jì)無數(shù)黑暗中閃光的手握著活動(dòng)的請(qǐng)柬遞送給客人。
在活動(dòng)中什么突發(fā)狀況都可能發(fā)生，多考慮一些，多想些應(yīng)付的手段，這樣就不至于到了真的出狀況之后亂了陣腳，比如以下兩種情況，就是對(duì)突發(fā)狀況處置不當(dāng)造成的后果：
1、某酒店舉行開業(yè)典禮，典禮的時(shí)間一拖再拖，而且更改時(shí)間的通知還是手寫的。按時(shí)到達(dá)的客人透過百葉窗看到了里面什么都沒有準(zhǔn)備好，于是只好回去了。想讓客人剛剛步入會(huì)場(chǎng)就感受到歡快的氣氛，從而自然而然產(chǎn)生出某種期盼。首先要考慮到：映入客人眼簾的是什么？是否吸引眼球？是否有人專門負(fù)責(zé)迎賓工作？房間內(nèi)的一切是否已經(jīng)準(zhǔn)備就緒？還是準(zhǔn)備工作尚未完成？房間內(nèi)的溫度如何，太高還是太低？隨著到場(chǎng)客人的增加，要對(duì)溫度進(jìn)行調(diào)整。調(diào)低空調(diào)的溫度時(shí)要多久房間的溫度才能降下來？
2、 某活動(dòng)會(huì)場(chǎng)為了表現(xiàn)自己能力，在一次活動(dòng)中聘請(qǐng)了低于所需的廚師，結(jié)果廚房的工作因過急而草率了事也就可想而知。端上桌的大閘蟹還沒熟，兩殼還沒有開，自助餐的食物過于復(fù)雜不便食用，取餐的客人排著長(zhǎng)隊(duì),其他食品準(zhǔn)備得又不充足。要避免這種尷尬的狀況出現(xiàn)，在活動(dòng)前就要考慮餐飲是否齊備？食品是否色香味俱全？是否讓人產(chǎn)生食欲？是否有足夠的服務(wù)人員？
活動(dòng)策劃公司在制定方案的時(shí)候，可以召開一個(gè)會(huì)議，將方案里的所有環(huán)節(jié)從頭至尾過一遍，從活動(dòng)的嘉賓進(jìn)場(chǎng)到離場(chǎng)的過程都梳理清楚，是否有哪塊環(huán)節(jié)不夠暢順？哪個(gè)環(huán)節(jié)是否可能出錯(cuò)？如果出現(xiàn)了這樣那樣的問題，該怎么解決？制定一個(gè)突發(fā)狀況的應(yīng)急方案出來，方可最大限度的保證在活動(dòng)中有條不紊。
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