任何的活動都有其節(jié)奏和流程，作為
活動策劃公司必須予以妥善安排。所有細(xì)節(jié)都需要事先組織得井井有條、準(zhǔn)備就緒。策劃公司要對活動進(jìn)行精心的統(tǒng)籌安排，這是活動成功舉辦的前提保證，因?yàn)檫@樣可以使人分清輕重緩急，并將活動結(jié)束時(shí)間以及各項(xiàng)工作的時(shí)間要求安排得恰到好處。
活動的組織分為兩個(gè)方面，活動統(tǒng)籌安排和工作任務(wù)安排。
活動策劃公司在確定了客戶目標(biāo)、活動目標(biāo)、及活動風(fēng)格，編制了成本清單以及初步預(yù)算并且收到了包含條款、條件以及支付要求的簽約合同范本等等一系列事宜之后，就應(yīng)該開始把合同中決定的時(shí)間安排和物流情況添加到活動安排表中，而這個(gè)活動安排表將成為所有參與主體——活動策劃人員、公司的
活動策劃團(tuán)隊(duì)以及供應(yīng)商——開展工作所依據(jù)的出發(fā)點(diǎn)，即正式的活動統(tǒng)籌安排。隨著活動的逐步開展，必要的變動不可避免，活動要素或增加，或減少，或更新；時(shí)間方面的要求可能會發(fā)生出乎意料的變化，伴隨著新情況的出現(xiàn)、供應(yīng)商要求與活動要求的變化，要不斷更新你的活動統(tǒng)籌安排。應(yīng)該注意每一次更改活動統(tǒng)籌安排時(shí)都要標(biāo)注更改的序號與日期，就如同更改成本清單一樣，這樣活動策劃公司可以清楚的了解大家是否在使用同一版本的活動統(tǒng)籌安排。
組織上要井然有序，密切關(guān)注細(xì)節(jié)，這是組辦活動獲得良好效益最為重要的兩個(gè)要素。因此，做出開展活動的決定后首要的步驟之一便是制作一份活動計(jì)劃書，并以此作為活動統(tǒng)籌安排的依據(jù)。
制訂活動統(tǒng)籌安排時(shí)最好拿著日歷，充分考慮舉辦日期及所有演員等不同檔期問題。切記在活動已經(jīng)開始了還在因?yàn)楦哪承┘?xì)節(jié)而出現(xiàn)的被動局面。所以在日歷本上要嚴(yán)格規(guī)定自己在哪天完成哪些事情，不可怠慢。活動要素中也要設(shè)置活動的截止時(shí)間，否則可能讓你領(lǐng)略到多米諾骨牌效應(yīng)的威力。原本一件不干起眼的小事卻會產(chǎn)生難以想象的重大影響。記得去年在龍崗汽車城做傳祺的
開業(yè)慶典時(shí)，業(yè)主在最后關(guān)頭要改變座位安排次序，導(dǎo)致自己沒時(shí)間進(jìn)行最后檢查。結(jié)果漏洞百出，場面尷尬：桌椅搬運(yùn)過程中因?yàn)椴皇菍I(yè)的搬運(yùn)人員而造成損壞，一時(shí)缺少四張桌椅，后補(bǔ)的桌椅因?yàn)榉旁谒麄儌}庫，離的比較遠(yuǎn)，一時(shí)也沒搬過來。如果事先知道次序需要改變，那么這樣的尷尬怎會出現(xiàn)，好在沒影響活動流程。在與客戶、供應(yīng)商以及一線策劃人員進(jìn)行前期會面之前，就應(yīng)該將一切都安排妥當(dāng)。前期會面按照計(jì)劃應(yīng)該安排在設(shè)備的搬運(yùn)和安裝之前，以便所有參與者都有時(shí)間對相關(guān)細(xì)節(jié)做最后的檢查，找出來本來可以預(yù)見的一些紕漏。
工作安排方面也要注意一些問題。就像作家有自己的劇本，作曲家自己的樂譜，
活動策劃人員也應(yīng)該有自己的工作計(jì)劃表。它如同一個(gè)動聽的故事，包括精彩的開頭，中間和結(jié)尾部分。在所有執(zhí)行團(tuán)隊(duì)手里都應(yīng)該有一份這樣的工作表，同一時(shí)間各自分工不同但任務(wù)都在同一時(shí)間得以完成。這樣出錯(cuò)的幾率大大降低，而且可以消除個(gè)人主觀上的一些偏差，減少灰色區(qū)域與紕漏的發(fā)生。往往注意細(xì)節(jié)會產(chǎn)生神奇的效果。
工作安排任務(wù)表就是工作指南，它能明確說明合同具體內(nèi)容，并采用列舉項(xiàng)目的方式把內(nèi)容展現(xiàn)出來，涵蓋各方達(dá)成一致的操作成本心儀如何以你所期望的、符合活動風(fēng)格的方式安排活動的各個(gè)要素。工作安排表能夠確保一切安排由你決定，而不是你的供應(yīng)商進(jìn)行決策。
選擇合適的日期是活動取得成功的重要因素之一。除了確保多數(shù)志愿者能夠出席之外，選擇活動日期的時(shí)候還要考慮其它因素。例如活動日期前后是否有其他活動安排？如果業(yè)主邀請的嘉賓中有些要帶小孩的，那么活動日期盡量趕在上學(xué)日的晚上舉辦。客人們也不能呆得太晚，因?yàn)槊魈爝€會上班。把活動時(shí)間安排在周末可能更合適些。作為策劃人員還要考慮到節(jié)假日問題，有一次業(yè)主要把年會安排在元宵節(jié)后，參加年會的時(shí)候大家都顯得無精打采，草草結(jié)束。這樣的時(shí)間安排上就欠妥了：連續(xù)經(jīng)歷兩個(gè)忙碌而令人興奮的夜晚，會讓人感到疲勞，年會的出席率也將受到影響。另外在制定最終計(jì)劃之前還要考慮季節(jié)因素。例如5，10月舉辦婚禮較多，9月學(xué)校開學(xué)，11，12月通常大小節(jié)日接二連三。
作為
活動策劃公司一定要策劃好活動統(tǒng)籌和時(shí)間，這都是活動策劃公司的責(zé)任，不要期望供應(yīng)商給你打電話通知你某個(gè)截止日期即將到來，這樣的事情很少見，合同上也沒有規(guī)定供應(yīng)商有些義務(wù)。策劃公司必須計(jì)劃好時(shí)間安排、最后期限以及相關(guān)工作。一旦活動統(tǒng)籌安排準(zhǔn)備妥當(dāng)之后，一切都可以按部就班順利開展。進(jìn)行活動統(tǒng)籌安排所花費(fèi)的時(shí)間和精力絕不會徒勞無功，最終必將結(jié)出累累碩果并將細(xì)化成為工作安排任務(wù)表的活動部署和時(shí)間安排，可謂一舉兩得。
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